 |
|
 |
| |
|
| |
Główny
Księgowy
| Zespół Finansowo-Księgowy |
Zespół
Obsługi wniosków
| Sekcja Wydawania Uprawnień |
Zespół
Postępowań Administracyjnych
| Sekcja Weryfikacji Uprawnień
|
Zespół
ogólny
| Sekcja Administracyjno-Gospodarcza
|
Zespół
Kontroli Wewnętrznej i Spraw Prawnych
Stanowisko
ds. Kadr
Stanowisko
ds. Archiwum
Główny Księgowy
Do zadań Zespołu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:
- prowadzenie gospodarki finansowej BOTM oraz przestrzeganie dyscypliny finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- opracowywanie projektów planów finansowych BOTM oraz sporządzanie sprawozdań z ich wykonania;
- dokonywanie operacji bankowych i kasowych;
- prowadzenie księgowości BOTM;
- sporządzanie bilansu BOTM;
- terminowe opracowywanie sprawozdawczości finansowej;
- gromadzenie dokumentacji dotyczącej należnych opłat;
- prowadzenie spraw dot. zaległych płatności, w tym windykacji należności dla BOTM;
- prowadzenie gospodarki pieniężnej;
- prowadzenie rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym;
- sporządzanie list płac i prowadzenie kartotek płacowych oraz zasiłkowych pracowników BOTM;
- dokonywanie rozliczeń z tytułu wynagrodzeń i umów zleceń;
- prowadzenie analizy wykorzystania środków na wynagrodzenia;
- rozliczanie dystrybutorów kart opłaty drogowej.
Zespół Obsługi
Wniosków
Do zadań Zespołu Obsługi Wniosków należy w szczególności:
- przyjmowanie wniosków od klientów indywidualnych i grupowych na wydanie: licencji na wykonywanie międzynarodowego przewozu osób i rzeczy, zezwoleń na transport międzynarodowy rzeczy i osób, kart opłaty za przejazd po drogach krajowych, formularzy jazdy, certyfikaty "S", świadectwa kierowcy oraz zaświadczenia na międzynarodowy przewóz drogowy na potrzeby własne;
- przygotowywanie i wydawanie przedsiębiorcom, zgodnie z wnioskami, dokumentów o których mowa w pkt 1, wraz z wydawaniem potwierdzeń uiszczenia należnych opłat;
- zwracanie do magazynu zezwoleń, kart opłaty oraz formularzy jazd niewykorzystanych i wybrakowanych;
- przygotowywanie sprawozdań odnośnie liczby wydanych dokumentów, o których mowa w pkt 1;
- prowadzenie miesięcznych ewidencji anulowanych rachunków;
- prowadzenie rejestru wydanych druków ścisłego zarachowania;
- dbałość o należyte przechowywanie oraz zabezpieczenie powierzonego mienia;
- przeprowadzanie okresowej inwentaryzacji magazynu podręcznego w zakresie powierzonych druków ścisłego zarachowania;
- ścisła współpraca w zakresie merytorycznym z pozostałymi komórkami BOTM;
Do zadań Sekcji Wydawania Uprawnień należy w szczególności:
- obsługa związana z wydawaniem poszczególnych dokumentów;
- obsługa polskich organizacji o zasięgu ogólnokrajowym zrzeszających międzynarodowych przewoźników drogowych w zakresie dokumentów określonych w § 10 ust.1 pkt 1 ;
- wpisywanie i ewidencja upoważnień stałych i jednorazowych;
- sprawdzanie prawidłowości dowodów wpłat za zamówione dokumenty wymienione
w § 10 ust.1 pkt 1;
- sprawdzanie prawidłowości wydrukowanych dokumentów, o których mowa w §10 ust.1 pkt 1.
Zespół Postępowań Administracyjnych
Do zadań Zespołu Postępowań Administracyjnych należy w szczególności:
- rozpatrywanie wniosków złożonych do BOTM zgodnie z obowiązującymi przepisami,
w szczególności k.p.a. i ustawą o transporcie drogowym;
- prowadzenie korespondencji z przedsiębiorcami transportowymi i innymi zainteresowanymi;
- udzielanie informacji telefonicznej oraz poprzez pocztę elektroniczną na tematy związane z etapemi realizacji wniosku i jego ewentualnych braków;
- umieszczanie niezbędnych informacji dotyczących realizacji wniosku na stronę internatową BOTM oraz gablocie BOTM;
- obsługa wniosków i korespondencji zagranicznej;
- drukowanie uprawnień i weryfikacja drukowanej dokumentacji;
- sporządzanie list przesyłowych dla dokumentacji wychodzącej z druku;
- dbałość o należyte przechowywanie oraz zabezpieczenie powierzonego mienia.
Do zadań Sekcji Weryfikacji Uprawnień należy w szczególności:
- prowadzenie weryfikacji w zakresie warunków stanowiących podstawę wydania licencji i zezwoleń na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego oraz zaświadczeń na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego na potrzeby własne;
- prowadzenie korespondencji z przedsiębiorcami transportowymi i innymi zainteresowanymi;
- udzielanie niezbędnych informacji w zakresie weryfikacji uprawnień.
Zespół Ogólny
Do zadań Zespołu Ogólnego należy w szczególności:
- udział w postępowaniach o udzielanie zamówień publicznych;
- dbałość o estetykę i czystość pomieszczeń użytkowanych przez BOTM;
- zabezpieczenie pomieszczeń i wyposażenia użytkowanego przez BOTM;
- prowadzenie spraw ubezpieczeń składników majątkowych BOTM;
- zaopatrywanie w wydawnictwa i inne materiały niezbędne do wykonywania działalności przez BOTM;
- prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem i rozdziałem pieczęci, stempli;
- współpraca z urzędami, instytucjami i przedsiębiorstwami w zakresie organizacji wykonywania działalności przez BOTM;
- realizacja zaopatrzenia w zakresie materiałów biurowych, składników majątkowych, środków higieny osobistej, bhp i ppoż. zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych;
- monitorowanie przebiegu realizacji zawartych umów;
- bieżąca obsługa systemu komputerowego BOTM w zakresie nie objętym umową z firmą zewnętrzną;
- szkolenie i instruktaż pracowników BOTM w zakresie bhp i ppoż.
- obsługa sekretarska Dyrektora i Zastępcy Dyrektora;
- odbiór korespondencji kierowanej do BOTM;
- prowadzenie elektronicznej ewidencji przyjmowanej i przekazywanej korespondencji;
- zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji i dokumentów, zgodnie z obowiązującą instrukcją obiegu dokumentów;
- przygotowywanie korespondencji do wysyłki;
- ewidencja wysyłanej korespondencji;
- redagowanie i wysyłanie pism informacyjnych;
- udzielanie odpowiedzi na pytania kierowane pocztą elektroniczną;
- aktywny udział w redagowaniu strony internetowej BOTM;
- zapewnienie odpowiedniej ilości oraz aktualizacja materiałów informacyjnych oraz ich aktualizacja;
Do zadań Sekcji Administracyjno - Gospodarczej należy w szczególności:
- gospodarka lokalami biurowymi, socjalnymi i gospodarczymi (w tym wyposażenie ich w niezbędne środki) w BOTM;
- gospodarka środkami transportu;
- prowadzenie ewidencji składników majątkowych;
- przyjmowanie i wydawanie materiałów (dokumenty/blankiety, do wydawania których upoważniony jest BOTM, wyposażenia i środków trwałych) z magazynu głównego;
- zabezpieczenie magazynu i przechowywanych materiałów przed zniszczeniem, kradzieżą, pożarem, itp.;
- prowadzenie prawidłowej dokumentacji obrotu materiałowego, w szczególności ewidencji materiałów;
- przygotowywanie magazynu do inwentaryzacji, obecność podczas dokonywania spisu z natury zapasów znajdujących się w magazynie, wyjaśnianie różnic inwentaryzacyjnych.
Zespół Kontroli Wewnętrznej i Spraw Prawnych
Do zadań Zespołu Kontroli Wewnętrznej i Spraw Prawnych należy w szczególności:
- opracowywanie rocznych planów kontroli całokształtu działalności BOTM i przedkładanie ich do zatwierdzenia Dyrektorowi BOTM;
- dokonywanie kontroli, wynikającej z planów, poleceń i wytycznych przełożonego, jak również z zewnętrznych sygnałów dotyczących pracy BOTM, pochodzących z innych instytucji, mediów, itp.;
- przedkładanie Dyrektorowi BOTM protokołów i wniosków z przeprowadzonych kontroli oraz opracowywanie zaleceń pokontrolnych;
- obsługiwanie kontroli zewnętrznych, analizowanie ich zaleceń pokontrolnych, kontrolowanie usuwania zatwierdzonych uchybień, przygotowywanie materiałów do wyjaśnień pokontrolnych i ich współredagowanie;
- kontrola prawidłowości dystrybucji zezwoleń zagranicznych na międzynarodowy transport drogowy i kart opłaty drogowej;
- prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawach skarg wpływających do BOTM;
- nadzorowanie zasad ochrony przetwarzania danych osobowych stosownie do art. 36 ust. 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.);
- zapewnianie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
- badanie pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, w zakresie porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym;
- przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
- współpraca z Policją, właściwymi jednostkami Prokuratury, Strażą Graniczną, służbami celnymi i Organami Kontroli Skarbowej w zakresie przedmiotu działalności BOTM;
- składanie środków odwoławczych;
- opiniowanie i opracowywanie umów i innych aktów prawnych w zakresie działalności BOTM;
- kontrola prawidłowości projektów decyzji administracyjnych i postanowień przygotowanych przez BOTM, przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych i postanowień oraz projektów odpowiedzi na skargę do WSA;
- prowadzenie rejestrów dotyczących zgłoszeń naruszeń wykonywania międzynarodowego transportu drogowego i podejmowanie w związku z tym czynności w imieniu BOTM;
- kontrola i nadzór nad całością prac związanych z windykacją należności;
- współpraca z radcami prawnymi pracującymi dla BOTM.
Stanowisko ds. Kadr
Do zadań na samodzielnym Stanowisku ds. Kadr należy w szczególności:
- realizacja polityki personalnej;
- prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
- przygotowywanie sprawozdań o stanie i zmianach zatrudnienia;
- sporządzanie planów urlopów i ich ewidencja;
- prowadzenie dokumentacji związanej z badaniami lekarskimi;
- wnioskowanie na podstawie posiadanej dokumentacji o wypłatę przysługujących nagród jubileuszowych oraz innych świadczeń wynikających z obowiązujących przepisów;
- prowadzenie spraw socjalnych i mieszkaniowych;
- sporządzanie list płac;
- analiza wykorzystania środków na wynagrodzenia w stosunku do Planu Finansowego;
Stanowisko ds. Archiwum
Do zadań na samodzielnym Stanowisku ds. Archiwum należy w szczególności:
- przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych Zespołów organizacyjnych BOTM;
- opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie zgodnie z obowiązującą instrukcją obiegu dokumentów;
- udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
- nadzór nad prawidłowością przechowywania i zabezpieczenia powierzonej dokumentacji;
- obsługa kancelaryjno - archiwalna Dyrektora i Zastępcy Dyrektora;
- zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji i dokumentów, zgodnie z obowiązującą instrukcją obiegu dokumentów;
- udzielanie podstawowych i typowych informacji związanych z działalnością BOTM i tematyką dotyczącą międzynarodowego transportu drogowego;
|
| |
|
|
 |
|
| |
|
|
